LIMS eller Excel: når regnearket ikke slår til

De fleste laboratorier starter i Excel, og med god grund. Det er gratis, alle kender det, og det kan formes efter laboratoriets egen måde at arbejde på. Problemet er ikke det første år. Det er den dag, laboratoriet er vokset, den, der byggede regnearket, har ferie, og ingen helt ved, hvilken fil der er den gældende.

Hvornår holder Excel op med at virke?

• Flere end én registrerer prøver, og arkene driver fra hinanden
• Rekvisitioner kommer på papir eller mail og tastes ind igen, før arbejdet kan starte
• Ingen kan sige, hvad der skal ud i dag, uden at spørge en anden
• Kunder ringer og spørger, hvor deres prøver er, fordi der ikke er noget sted at se det
• Frister tælles i hånden, og helligdage glemmes
• Fakturaen bygges ud fra arket dage efter, at rapporten er sendt

Én af dem er en irritation. Tre eller fire betyder, at regnearket ikke længere er et værktøj. Det er blevet et job.

Hvad ændrer et LIMS inde i laboratoriet?

Forskellen ligger ikke i funktionerne. Den ligger i, at hvert trin skriver til den samme registrering i stedet for til en separat liste.

• Modtagelse: en prøve kobles til sin ordre via koden og markeres modtaget én gang. Læs, hvordan modtagelse fungerer.
• Frister: den forventede dato beregnes ud fra svartiden, modtagelsestidspunktet og laboratoriets egne arbejdsdage og lukkedage. Læs, hvordan svartider beregnes.
• Custody: prøvens historik opbygges, mens den håndteres, i stedet for at blive samlet bagefter. Læs, hvad du kan forvente af chain of custody-software.
• Overblik: et dashboard viser de mest presserende leverancer og analyser, tætteste frist først, så dagen starter med en sorteret liste.
• Fakturering: fakturaen følger af ordren og rapporten, uden at den tastes igen.

Hvad er et regneark stadig godt til?

Ad hoc-analyse, enkeltstående lister og hurtige beregninger. Et LIMS gør ikke Excel værdiløst. Det fjerner det ene job, Excel aldrig var bygget til: at være systemet for prøver, frister og custody.

Hvordan skifter man uden at stoppe laboratoriet?

Trin for trin. Et realistisk skifte tager nogle få måneder, og laboratoriet arbejder hele tiden. Prøvetyper og analyseopsætning flyttes over, papiret udfases derefter, og kunderne inviteres, når laboratoriet er trygt. Se servicesiden om Commercial LIMS for forløbet og købsguiden for, hvad du skal spørge en leverandør om.

En hurtig test: tæl, hvor mange felter i sidste uges ordrer der blev tastet mere end én gang. Er svaret de fleste, har regnearket allerede holdt op med at virke.