Sådan vælger du LIMS til et miljø- eller bygningslaboratorium: en købsguide

De fleste LIMS-demoer ser godt ud. Forskellen viser sig tre måneder senere, når mandagsbunken stadig er der, kunderne stadig ringer efter status, og nogen stadig taster ordrer ind igen i faktureringssystemet. Et godt valg starter i dit eget flow, ikke i leverandørens funktionsliste.

Hvad skal et LIMS til et kommercielt testlaboratorium dække?

Et laboratorium, der servicerer eksterne kunder, har brug for mere end prøvesporing ved bordet. Gå hele prøvens vej igennem, og tjek, at hvert trin er dækket, og at trinnene hænger sammen:

• Ordremodtagelse: kan kunder eller feltteams registrere prøver digitalt med de rigtige felter for hver testtype, så rekvisitioner kommer komplette?
• Chain of custody: opbygges den automatisk ved hver overdragelse, eller vedligeholder nogen den i hånden?
• Laboratorieflow: kan dit team se dagens og morgendagens arbejdsbyrde, også det, der kom ind i weekenden?
• Kundeadgang: kan kunderne følge deres egne prøver og hente rapporter uden at ringe til laboratoriet?
• Rapportering: bygges rapporter ud fra dine egne data og skabeloner og leveres uden manuel samling?
• Fakturering: følger fakturaen af ordren og den godkendte rapport, eller kopieres den over i et andet system?

Hvilke spørgsmål skal du stille alle LIMS-leverandører?

• Hvilke af disse trin ligger i samme system, og hvilke kræver et separat værktøj eller manuel genindtastning?
• Er det bygget til miljø- og bygningslaboratorier, eller tilpasset fra et generelt LIMS?
• Hvad ser mine kunder, og skal de læres op?
• Hvordan flyttes vores nuværende opsætning over: prøvetyper, analyser, rapportskabeloner?
• Kan vi gå i drift trin for trin, mens laboratoriet kører, og hvor lang tid tager det realistisk?
• Hvilket økonomisystem kan det forbindes til, og hvordan?
• Hvordan er prisen bygget op, og vokser den med antal brugere eller med antal prøver?
• Hvem ringer vi til, når noget går galt, og på hvilket sprog og i hvilken tidszone?

Hvordan sammenligner du leverandører fair?

Giv alle leverandører de samme tre rigtige situationer fra dit eget laboratorium: en stak prøver afleveret fredag eftermiddag, en kunde der spørger, hvor deres prøver er, og en færdig rapport, der skal blive til en faktura. Bed dem vise hver situation i selve systemet, ikke på slides. Den leverandør, der kan gøre det uden at skifte værktøj eller taste data ind igen, ligger tættest på dit faktiske arbejde.

Hvilke fejl begår man oftest, når man vælger LIMS?

• Man køber kun til laboratoriegulvet og glemmer de kunder, der sender prøverne ind
• Man vælger et system, der er fleksibelt i teorien, men kræver et langt konfigurationsprojekt, før det er nyttigt
• Man tæller licensprisen, men ikke det manuelle arbejde, der bliver: gentastning, jagt på rekvisitioner, statusopkald
• Man planlægger ét stort skift i stedet for at flytte trin for trin
• Man lader dem, der registrerer prøver og skriver rapporter, stå uden for demoen

Hvordan ser et LIMS bygget til denne type laboratorium ud?

Milva Lab er et cloud-LIMS bygget til kommercielle miljø- og bygningsundersøgelseslaboratorier. Prøver registreres digitalt, når de bestilles, chain of custody opbygges selv ved hver overdragelse, kunderne følger deres prøver i en portal og app, og fakturaen følger af ordren. Vi flytter jeres eksisterende prøvetyper og analyseopsætning over, og I skifter trin for trin, mens laboratoriet kører. Servicesiden om Commercial LIMS beskriver hele forløbet, og prissiden forklarer licens og pris pr. prøve.

Er du tidligt i processen, så tag denne liste med til dit næste leverandørmøde, og bed om en live-gennemgang af dine egne tre situationer. Hvordan leverandøren håndterer dem, fortæller mere end nogen brochure.

Læs også: hvad du kan forvente af chain of custody-software.