Sådan beregner et LIMS svartider: arbejdsdage, lukkedage og hasteordrer

En kunde spørger, hvornår rapporten er klar. Det ærlige svar afhænger af, hvornår prøven kom, om det var før afskæringstidspunktet, hvilken svartid der blev bestilt, og om en helligdag ligger imellem. Gjort i hånden er svaret en hovedregning, som forskellige folk laver forskelligt.

Hvilke slags svartider tilbyder et laboratorium?

• En fast frist: et antal arbejdsdage plus et afskæringstidspunkt. En prøve modtaget inden afskæringen en given dag kvalificerer til den angivne svartid, og en modtaget efter tæller fra næste arbejdsdag. Navnet genereres ud fra opsætningen, for eksempel "2 arbejdsdage, deadline 13:00".
• En express walk-in-service talt i timer, for eksempel "Express: 2 timer", hvor fristen er afleveringstidspunktet plus timerne
• En samme-dag walk-in-service uden eget varighedsfelt: fristen er afleveringsstedets lukketid den dag, prøverne ankommer

Walk-in-services knyttes til laboratoriets afleveringssteder, så et afleveringssted kun tilbyder de services, det reelt kan levere. En walk-in-svartid prissættes som et hastetillæg oven i analysens grundpris og ikke som en pris for sig.

Hvilke dage tæller som arbejdsdage?

Det bestemmer laboratoriet. Det angiver, hvilke ugedage det arbejder, og registrerer de datoer, det har lukket: helligdage, lukkedage, alt der ikke er en normal arbejdsdag. En lukkedag er en hel dato, registreret én gang pr. laboratorium, og den springes over, når arbejdsdage tælles. Samme kalender styrer den ekstra dag for en videresendt prøve og hvilke afleveringsdatoer der tilbydes ved et afleveringssted.

Hvad sker der, når kalenderen ændres?

De forventede datoer følger med. Registrerer man en lukkedag, ændres den forventede dato på åbne ordrer med det samme, uden manuel genberegning og uden genindlæsning, fordi datoen beregnes ud fra reglerne, hver gang den vises. En dato, der er passeret, påvirker ikke længere noget, så sidste års helligdage fylder ikke i årets beregninger.

Hvem ser datoen?

Begge sider. Laboratoriet ser den på ordren og i listerne herunder, og kunden ser den forventede svardato i kundeappen, beregnet af den samme funktion. Når laboratoriet og kunden læser det samme tal, er statusopkaldet lettere at undgå.

Hvordan ser laboratoriet, hvad der haster?

Dashboardet, som alle medarbejdere lander på, er bygget af widgets, og to af dem rangerer arbejde efter frist: Mest presserende leverancer og Mest presserende analyser, tætteste frist først og overskredne øverst. Et Dagens overblik viser, hvad der skal ud i dag. Hver enkelt kan vælge og sortere sine egne widgets, og de samme widgets kan køre på en adgangskodebeskyttet fuldskærmsvisning på et TV i receptionen eller laboratoriet, åbnet med et link uden login.

Det er den anden halvdel af mandagsbunken: når frister beregnes ud fra rigtige data, er listen over det, der skal ud først, allerede sorteret, når ugen begynder.

Svartider er én del af flowet fra ordremodtagelse til faktura. Servicesiden om Commercial LIMS viser, hvordan delene hænger sammen.

Læs også: hvordan et laboratorium modtager en prøve og hvordan et laboratorium med flere lokationer videresender prøver.