Chain of custody-software: hvad skal et testlaboratorium kunne forvente?

En kunde beder om historikken for en prøve fra for tre måneder siden. På papir graver nogen en formular frem, en kurerkvittering og en note om, hvornår prøven kom, og håber, at de tre stemmer overens. Med den rigtige software ligger svaret på prøvens egen side, i den rækkefølge det skete.

Hvad er chain of custody-software?

Det er den del af et laboratoriesystem, der fører registreringen af en prøves custody: hver person og hvert sted, der har haft den, og tidspunktet for hver overdragelse. For miljø- og bygningsundersøgelser er det den registrering, der gør, at et laboratorium kan stå inde for et resultat, når en kunde, en entreprenør eller en revisor spørger, hvordan prøven kom fra stedet til rapporten.

Hvad skal den registrere?

• Hvem der bestilte arbejdet, og hvem der tog prøven, med hvor og hvornår
• Hver overdragelse undervejs, inklusive kurerer, afleveringssteder og chauffører
• Hvornår prøven blev modtaget på laboratoriet, og på hvilken lokation
• Enhver flytning til en anden lokation, med hvorfra, hvorhen og hvem der flyttede den
• De prøver, der hører til samme ordre, så intet mangler i sættet
• Hvem der gjorde hver af disse ting, så registreringen er en historik over personer og ikke kun over tilstande

Hvad skal du kunne forvente af den?

• Den starter ved bestillingen. En custody-kæde, der først begynder ved laboratoriebordet, har allerede mistet det første og ofte det mest omstridte led.
• Registreringerne foretages, når overdragelsen sker, af den, der udfører den, og ikke tastes ind senere fra en formular.
• Historikken vises på prøven og på ordren og kan læses af en, der ikke var der.
• Flytninger mellem lokationer registreres som flytninger, med fra, til og hvem, og en videresendt prøve kan stadig spores.
• Den hænger sammen med resten af flowet, så modtagelsestidspunktet, der starter custody-registreringen, også starter svartiden.

Hvor knækker papir og Excel?

En papirformular registrerer den første underskrift godt og alt derefter dårligt. Modtagelser noteres i en separat liste, videresendelse er en seddel i en pose, og rettelser laves i den kopi, nogen havde ved hånden. Resultatet er en registrering, der kan samles til et audit, men ikke én, der pålideligt er komplet på et givet tidspunkt. Chain of custody er kun så stærk som sit svageste led, så huller bliver typisk fundet, når en kunde sætter spørgsmålstegn ved et resultat.

Hvad skal du spørge leverandøren om?

• Starter kæden, når ordren afgives, eller når prøven ligger på bordet?
• Hvem foretager hver registrering, og kan de gøre det på stedet fra en telefon?
• Hvordan registreres flytninger mellem vores lokationer?
• Kan jeg se historikken for én prøve, i rækkefølge, på én skærm?
• Er modtagelsestidspunktet det samme tidspunkt, som svarfristen tælles fra?

Hvordan håndterer Milva Lab det?

Ordrer registreres digitalt af kunden eller af et feltteam, så den første registrering sker ved kilden. Laboratoriet markerer prøver som modtaget, hvilket tidsstempler ankomsten og lokationen, og videresendelse mellem lokationer registreres med hvor prøven kom fra, hvor den gik hen, og hvem der flyttede den. Fordi ordremodtagelse, modtagelse, videresendelse og fakturering ligger i samme system, behøver ingen samle kæden bagefter. Se servicesiden om Commercial LIMS for hele flowet.

Læs også: hvordan et laboratorium modtager en prøve, hvordan et laboratorium med flere lokationer videresender prøver og tiden det tager at dokumentere chain of custody.