Sådan modtager laboratoriet en prøve: fra kassen på bordet til starttid på uret

En kasse ankommer. Indeni er fire prøver, én med udtværet etiket, og ordren, de hører til, ligger et sted i en indbakke eller en mappe. Før nogen har koblet kassen til ordren og noteret, hvornår den kom, kan laboratoriet ikke sige, hvad det skylder kunden, eller hvornår.

Hvad betyder det at modtage en prøve i et LIMS?

Modtagelsen er det trin, hvor ansvaret flytter til laboratoriet. Prøven kobles til en ordre og markeres som modtaget, og derefter henviser alle statusser, frister og rapporter til den registrering. På papir er koblingen en underskrift på en formular og en linje i et regneark. I et LIMS er det én handling, der sætter et tidsstempel.

Hvordan finder man den rigtige ordre, når kassen står på bordet?

Hver prøve får en kort, læsbar kode, når ordren oprettes, for eksempel L-13-3: ordrens nummer i laboratoriets egen nummerrække og derefter prøvens nummer i ordren. Koden skrives på beholderen, så den virker uden stregkoder eller interne ID'er.

Modtagelsesskærmen søger på tværs af ordrenummer, sagsnummer, kundenavn og prøvekode, så uanset hvilket af dem der står på papirerne eller beholderen, finder den ordren.

Kan man modtage en hel ordre på én gang?

Ja. Fra ordren markerer én handling alle prøver, der endnu ikke er kommet, som modtaget. Alternativt viser modtagelsesskærmen de ordrer, der stadig venter på prøver. Vælg en ordre, markér de prøver, der er ankommet, og modtag dem samlet. Skærmen forbliver åben efter hver handling, så næste ordre er en søgning væk, og et blandet valg blokerer aldrig: hver handling gælder blot de prøver, den er relevant for.

Hvad sker der med svartiden, når prøver ankommer en uventet dag?

Frister tælles fra det tidspunkt, hvor den første prøve modtages, ikke fra den dag, kunden siger, den blev sendt. Ankommer prøven samme dag, som den blev afleveret, sættes starttiden automatisk. Ankommer den en anden dag, bekræfter laboratoriet: brug det aktuelle tidspunkt, eller vælg en anden dato og tid. Starttiden kan rettes fra ordren, indtil fakturaen er sendt, så en fejl ved skranken ikke bliver en forkert frist for altid.

Hvad går galt uden et tydeligt modtagelsestrin?

• En prøve er i huset, men ikke i systemet, så ingen ved, at den venter
• Frister tælles fra den forkerte dag, og kunden får lovet noget, laboratoriet ikke kan holde
• Samme prøve bliver registreret to gange eller under to ordrenumre
• Ingen kan bagefter sige, hvornår en prøve faktisk kom

En nyttig test: tag sidste fredags leverancer og se, hvor lang tid hver enkelt tog om at blive synlig for alle i laboratoriet. Er svaret "da nogen nåede det", er det her, I skal starte.

Prøvemodtagelsen er ét trin i forløbet fra ordremodtagelse til faktura, som Milva Lab dækker for miljø- og bygningslaboratorier. Se servicesiden om Commercial LIMS for hele flowet.

Læs også: hvordan et laboratorium med flere lokationer videresender prøver og hvordan et LIMS beregner svartider.