Hvad er et LIMS? Betydning, brug og hvor LIMS er på vej hen

Hvad står LIMS for?

LIMS står for laboratory information management system. I vil også se det kaldt et laboratoriesystem, et labstyringssystem eller software til laboratoriestyring. I kliniske sammenhænge er betegnelsen LIS (laboratory information system) udbredt. Navnene overlapper, og de fleste købere, der søger på et af dem, vil have det samme: ét sted, hvor laboratoriets prøver, resultater og papirer findes.

Hvad bruges et LIMS til?

Et LIMS bruges til at vide, hvor hver prøve er, hvad der er sket med den, og hvad laboratoriet nu kan rapportere og fakturere. I praksis betyder det otte opgaver:

1. Prøvemodtagelse. Kunder eller feltmedarbejdere afgiver en digital bestilling. Laboratoriet modtager komplette data i stedet for en halvt udfyldt papirformular.
2. Chain of custody (sporbarhedskæde). Hver overdragelse registreres med hvem, hvornår og hvor, så prøvens historik aldrig skal rekonstrueres.
3. Arbejdsgang. Analyser fordeles, bunken af ventende prøver er synlig, og laboratoriet ser mandagens mængde, før det bliver mandag.
4. Resultater. Resultater indtastes eller importeres, kontrolleres og godkendes af den rette person.
5. Kvalitet og audit trail. Ændringer logges. Det understøtter den dokumentation, der forventes under standarder som ISO/IEC 17025, og det betyder, at en audit ikke bliver til en weekend med at samle filer.
6. Rapportering. Den tekniske rapport og kunderapporten kommer fra det samme resultat.
7. Fakturering. Fakturaen dannes, når rapporten er godkendt, ikke når nogen finder tid.
8. Kundekommunikation. Kunderne ser selv status i stedet for at ringe og spørge.

Hvis jeres laboratorie stadig kører på papirrekvisitioner, et delt regneark og e-mail, løser I allerede alle otte opgaver. Et LIMS løser dem ét sted.

Hvordan adskiller et LIMS sig fra andre laboratoriesystemer?

Hullet i den tabel er det, de fleste testlaboratorier mærker: laboratoriesystemet kender prøven, regnskabssystemet kender pengene, og en person midt imellem taster om.

Hvad er et kommercielt LIMS?

"Kommercielt LIMS" bruges på to måder, og det hjælper at holde dem adskilt.

• Et LIMS, der sælges kommercielt, i modsætning til open source-software eller et system, laboratoriet selv bygger.
• Et LIMS til kommercielle laboratorier, altså laboratorier, der sælger analyser til eksterne kunder. Det er ikke det samme som et "kommercielt laboratorie" i betydningen en stor, profitdrevet kæde.

Når vi i Milva Lab siger kommercielt LIMS, mener vi et LIMS med det kommercielle lag indbygget: kunderne bestiller digitalt, modtager en rapport med laboratoriets eget brand, og fakturaen følger det godkendte resultat. Kunderne kan inddeles i grupper, hver med sin egen pris, og laboratoriet kan se, hvem der bestiller, og hvem der bruger kundeappen. Det er stadig et LIMS. Det stopper bare ikke ved laboratoriets dør.

Hvordan skal I tænke på et LIMS i de kommende år?

Fire skift adskiller et LIMS, der købes i dag, fra et, der blev købt for ti år siden.

1. Cloudbaseret, ikke en server i skabet. Et cloud- eller SaaS-LIMS kører i browseren. Der er ingen servere at vedligeholde og intet opgraderingsprojekt hvert par år. (Mere i SaaS LIMS: hvad det er, og hvorfor laboratorier skifter til det.)

2. Enkelt at bruge, enkelt at starte. Et LIMS, som kun kvalitetschefen kan betjene, bliver der arbejdet uden om. Se efter et system, jeres laboratorieassistenter kan bruge, og en opstart, der sker i trin, mens laboratoriet kører videre: typisk live inden for et par måneder, ikke et projekt, der varer et år.

3. Ikke kun interne processer. Det gamle spørgsmål var "hvordan driver vi laboratoriet bedre?" Det nye er også "hvor nemme er vi at købe hos?" Skadefirmaer, rådgivere og ejendomsforvaltere sammenligner laboratorier, og det laboratorie, der lader dem bestille, følge status og modtage en rapport med laboratoriets brand uden et telefonopkald, er det, der er nemmest at vælge igen.

4. Overblik over, hvor jeres opgaver kommer fra. Hvilke kundegrupper bestiller mest? Hvem er holdt op med at bestille? Hvad betaler hver gruppe? Et LIMS, der kender jeres kunder, hjælper jer med at øge antallet af prøver og omsætningen bevidst, i stedet for at opdage det ved årets udgang. Vi lover aldrig kunder, og det kan intet LIMS. Det, vi fokuserer på, er kundeoplevelsen. De laboratorier, vi arbejder med, forventer flere kunder og flere prøver pr. kunde, fordi deres kunder får mere værdi, og det er nemt at bestille.

Har jeres laboratorie brug for et LIMS?

Fem tegn på, at regneark og papir har nået deres grænse:

• To personer redigerer det samme ark, og den ene overskriver den anden.
• Mandagens bunke fra weekendens feltarbejde kommer som en overraskelse (vi kalder det mandagsbunken).
• Rekvisitioner kommer med manglende eller ulæselige oplysninger, og nogen taster dem om (rodede rekvisitioner).
• Kunderne ringer for at spørge, hvor deres resultater er (kundefriktion).
• Godkendte rapporter venter i dagevis på en faktura, og I kan ikke sige, hvilke kundegrupper der bestiller mere eller mindre end sidste år.

To eller tre af dem betyder, at prisen for ikke at have et LIMS allerede er synlig. Små laboratorier rammer dem også: se LIMS til små laboratorier.

Hvordan vælger I et LIMS? Fem spørgsmål

1. Er det bygget til et laboratorie som jeres? Et system lavet til miljø- og bygningsundersøgende laboratorier passer bedre til deres arbejdsgange end et generelt system, I konfigurerer i månedsvis.
2. Hvor lang tid tager det at gå live, og hvad er inkluderet? Spørg skriftligt ind til datamigrering og onboarding.
3. Hvad koster det, når I vokser? Gebyrer pr. bruger straffer udbredelse. En pris, der følger jeres prøvemængde, gør ikke. (Se LIMS-pris og omkostninger og Milva Labs offentliggjorte priser.)
4. Kan jeres kunder bestille og følge prøver uden at ringe?
5. Hvor ligger jeres data, overholder det GDPR, og kan I tage dem med jer?

Sammenligner I leverandører? Start med de bedste LIMS-systemer og leverandører. Vil I have hele argumentet for investeringen? Læs fordelene ved et LIMS.

Det vigtigste

• Et LIMS styrer laboratoriets prøver fra modtagelse til rapport til faktura og holder registreringen.
• Det bruges til prøvemodtagelse, chain of custody, arbejdsgang, resultater, audit trail, rapportering, fakturering og kundekommunikation.
• Et kommercielt LIMS tilføjer kundesiden: digital bestilling, rapporter med laboratoriets brand, fakturering og kundegrupper med hver deres pris.
• Vælg cloudbaseret, enkelt at starte, prissat efter jeres mængde og bygget til jeres type laboratorie.
• Et LIMS gør jer nemmere at vælge og giver jer overblik over jeres kunder. Vi lover aldrig kunder: vi fokuserer på kundeoplevelsen, og de laboratorier, vi arbejder med, forventer flere kunder og flere prøver pr. kunde, fordi det er nemt at bestille, og kunderne får mere værdi.

Book en demo på 30 minutter, så viser vi en bestilling, en rapport og en faktura fra et laboratorie som jeres. Book en demo

Ikke klar til at tale sammen? Se vores offentliggjorte priser, prøv prisberegneren, eller læs hvad et LIMS reelt koster.