Fordele ved et LIMS: 9 fordele for jeres laboratorie
De vigtigste fordele ved et LIMS er sporbarhed (hver prøve og hver overdragelse er registreret), færre manuelle fejl, en synlig bunke af ventende prøver, registreringer klar til audit og alle resultater ét sted. Et moderne LIMS giver også fordele uden for laboratoriet: kunderne bestiller og følger deres prøver uden at ringe, rapporterne har jeres brand og er ensartede, fakturaen er klar, når rapporten er godkendt, og I kan se, hvordan hver kundegruppe bruger jer.
Hvad er fordelene ved et LIMS inde i laboratoriet?
1. Sporbarhed. Hver prøve har en registrering af, hvem der har håndteret den, hvornår og hvor. Når en kunde spørger til en prøve fra for tre måneder siden, er svaret en søgning, ikke en jagt.
2. Færre manuelle fejl. Data indtastes én gang, ved kilden. En kundes bestilling bliver til laboratoriets opgave, uden at nogen taster en rekvisition om. Hver gang noget tastes om, er der risiko for en tastefejl, og et LIMS fjerner de fleste af dem.
3. En bunke, I kan se. Laboratoriet ser, hvad der er på vej, hvad der er i gang, og hvad der er forsinket. At planlægge bemandingen efter den reelle mængde er bedre end at reagere mandag morgen.
4. Registreringer klar til audit. Ændringer logges, og godkendelser får tidsstempel. For laboratorier, der arbejder under ISO/IEC 17025 eller lignende krav, betyder det, at dokumentationen opstår, mens arbejdet udføres, i stedet for at blive samlet aftenen før en audit.
5. Ét sted til resultater. Slut med "hvilken version af regnearket er den gældende". Resultater, noter, bilag og rapporter ligger sammen med prøven.
Hvad er fordelene ved et LIMS for jeres kunder og jeres omsætning?
Det er de fordele ved et LIMS-system, som traditionelle beskrivelser udelader, og dem, en ejer eller kommerciel ansvarlig går op i.
6. Kunderne bestiller uden at ringe. En kundeapp lader kunderne afgive en komplet bestilling i enhver browser. Laboratoriet modtager data, før prøverne ankommer.
7. Status uden statusopkald. Kunderne tjekker selv, hvor deres prøver er. Jeres bedste folk holder op med at være statuslinjen.
8. En dokumenteret rapport med jeres brand. Hver kunde modtager en rapport med jeres brand og prøvedokumentationen. Den tekniske detalje, en auditor har brug for, og det klare svar, en kunde har brug for, kan komme fra det samme resultat.
9. Fakturaen følger rapporten. Når rapporten er godkendt, dannes fakturaen ud fra bestillingen efter jeres prisregler. Færdigt arbejde venter ikke på, at nogen finder tid.
Og en mere, der binder dem sammen: overblik over jeres kunder. Når kunderne er inddelt i grupper (erhverv, privat, forsikring og undergrupperne under dem), kan hver gruppe have sin egen pris, og I kan se, hvem der bestiller, og hvem der bruger kundeappen. I stedet for at gætte på, hvilke kunder der betyder noget, ser I dem.
Fordele ved et LIMS-system i overblik
| Fordel | Hvad der ændrer sig | Hvem der mærker det |
|---|---|---|
| Sporbarhed | Prøvens historik er en søgning, ikke en rekonstruktion | Laboratoriechef, kvalitetsansvarlig |
| Færre fejl | Data indtastes én gang, ved kilden | Laboratorieassistenter |
| Synlig bunke | Bemandingen følger den reelle mængde | Laboratoriechef |
| Registreringer klar til audit | Dokumentationen opstår, mens arbejdet udføres | Kvalitetsansvarlig |
| Kundebestilling | Komplette bestillinger, før prøverne ankommer | Laboratorieassistenter, kunder |
| Status uden opkald | Færre "hvor er mine resultater"-opkald | Alle, der tager telefonen |
| Rapport med jeres brand | Ét resultat, to målgrupper betjent | Kunder, ejer |
| Faktura ved godkendelse | Færdigt arbejde faktureres hurtigere | Ejer |
| Kundeoverblik | Priser og brug pr. kundegruppe | Ejer, kommerciel ansvarlig |
Hvad er ulemperne ved et LIMS?
Ærligt svar: et LIMS er et forandringsprojekt, og det kan gå galt.
- Det kræver en indsats. Data skal migreres, og folk skal ændre vaner. En god leverandør planlægger det sammen med jer og inkluderer migrering i onboardingen. Bed om det skriftligt.
- Et system, der ikke passer, koster mere end intet LIMS. Et generelt system, I konfigurerer i månedsvis, til et laboratorie, der havde brug for noget enkelt, er den typiske historie.
- Priser pr. bruger kan begrænse udbredelsen. Hvis hvert login koster penge, deler folk logins, og I mister den audit trail, I købte systemet for.
- Fordelene kommer ikke af sig selv. Hvis kunderne stadig bestiller via e-mail, bliver fordelene på kundesiden liggende på hylden.
Hvordan måler I fordelene ved et LIMS?
Mål før go-live og igen bagefter. Fire mål, der er nemme at tælle:
- Dage fra godkendt rapport til sendt faktura
- Statusopkald og e-mails pr. uge
- Andel af bestillinger afgivet digitalt
- Genbestillinger pr. kundegruppe
I behøver ikke en konsulent til at følge dem. Et delt ark og en måneds optælling før go-live er nok.
Hvordan får I fordelene og ikke kun softwaren?
- Vælg et system bygget til jeres type laboratorie, så arbejdsgangen passer fra første dag. (Se de bedste LIMS-systemer og leverandører.)
- Gå live i trin. Start med prøvemodtagelse, derefter rapportering, derefter fakturering og kundeappen, mens laboratoriet kører videre.
- Inviter jeres kunder tidligt. Fordelene på kundesiden begynder, når kunderne bruger kundeappen. Fortæl jeres bedste kunder om det før go-live.
Det vigtigste
- Inde i laboratoriet: sporbarhed, færre fejl, en synlig bunke, registreringer klar til audit, ét sted til resultater.
- Uden for laboratoriet: kundebestilling, status uden opkald, en rapport med jeres brand, fakturaen ved godkendelse, overblik over jeres kunder.
- Ulemperne er reelle: indsatsen, et system der ikke passer, og priser pr. bruger. Vælg med dem for øje.
- Tæl fire tal før og efter go-live, så I kan se forandringen.
Book 30 minutter, så viser vi en bestilling, en rapport og en faktura fra et laboratorie som jeres. Book en demo
Næste: Hvad er et LIMS? eller hvad et LIMS reelt koster.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er de vigtigste fordele ved et LIMS?
Sporbarhed, færre manuelle fejl, en synlig bunke af ventende prøver, registreringer klar til audit og ét sted til resultater. Et moderne LIMS forbedrer også kundeoplevelsen: digital bestilling, status uden opkald, rapporter med jeres brand og fakturaer, der følger den godkendte rapport.
Hvad er ulemperne ved et LIMS?
Det kræver en indsats at migrere data og ændre vaner, et system der ikke passer, kan koste mere, end det sparer, og priser pr. bruger kan begrænse udbredelsen. En leverandør, der planlægger migreringen sammen med jer og prissætter efter prøvemængde, mindsker de risici.
Hjælper et LIMS med akkreditering?
Et LIMS understøtter den dokumentation, der forventes under standarder som ISO/IEC 17025: audit trail, tidsstempler og dokumenterede godkendelser. Selve akkrediteringen afhænger af laboratoriets kvalitetssystem som helhed.
Giver et LIMS flere kunder?
Intet LIMS kan love kunder, og det gør vi aldrig. Vi fokuserer på kundeoplevelsen: jeres kunder bestiller nemt, følger deres prøver og modtager en rapport med jeres brand. De laboratorier, vi arbejder med, forventer flere kunder og flere prøver pr. kunde på grund af den værdi og den nemme bestilling, og et LIMS, der viser jer jeres kundegrupper, gør det nemmere at fastholde kunder og vokse bevidst.
Hvor hurtigt ser vi fordelene?
Interne fordele som færre omtastede bestillinger viser sig, så snart prøvemodtagelsen går live. Fordelene på kundesiden kommer, efterhånden som jeres kunder begynder at bruge kundeappen.
Gratis 2-minutters tjek
Hvor bremser manuelt arbejde jeres vækst?
Fem spørgsmål om tilbud, statusopkald, fakturering og rapportering. Se, hvor laboratoriet mister tid og omsætning til manuelle trin.
Få nye artikler på mail
Én kort mail, når vi udgiver en ny artikel eller et nyt whitepaper. Ingen spam.
Martin Mikkelsen
CCO, Milva Lab