Flere lokationer: sådan videresender du prøver uden at miste overblikket

To lokationer, én ordre. Tre af prøverne kan analyseres, hvor de ankom. Den fjerde kræver udstyr, som kun den anden lokation har. Uden et system til det forlader den fjerde prøve huset i en pose med en seddel, og i en dag eller to kan ingen sige, hvor den er, eller hvornår kundens rapport reelt er klar.

Hvorfor har laboratorier med flere lokationer brug for mere end et fælles regneark?

Spørgsmålene er enkle, men svarene flytter sig: Hvilken lokation har prøven nu, hvilken var den tiltænkt, og hvad gør det ved fristen? I et regneark ligger hvert af dem i en kolonne, som nogen skal huske at opdatere. I et LIMS er de en del af prøvens registrering.

Hvordan sættes lokationer op?

Laboratoriet opretter hver af sine egne lokationer med navn, adresse og en ansvarlig medarbejder. Hver lokation kan markeres som én, der må videresende prøver. Medarbejdere tilknyttes den lokation, de arbejder på, så når de modtager en prøve, får prøven den lokation påstemplet. Lokationer er laboratoriets egne steder og noget andet end de afleveringssteder, hvor en kunde afleverer en prøve, før den når laboratoriet.

Hvordan fungerer videresendelse?

• En prøve, der endnu ikke er modtaget, videresendes fra én lokation til en anden, samlet, fra den skærm der bruges til at modtage prøver
• "Fra" og "til" udfyldes automatisk, når der kun er ét fornuftigt valg
• Kun medarbejdere tilknyttet en lokation, der må videresende, kan starte en videresendelse, så det ikke sker ved et uheld
• Alle med adgang til skærmen kan fortryde en videresendelse, hvis den var en fejl
• Videresendelsen logges med lokationerne og den, der gjorde det

En videresendt prøve kan stadig modtages som normalt senere. Videresendelse er en oplysning på prøven og ikke en særskilt status, så prøvens egen status forbliver korrekt.

Hvad hvis en prøve blev registreret på den forkerte lokation?

Når en prøve er modtaget, kan dens lokation rettes fra prøvens menu, for eksempel hvis den blev stemplet forkert, eller en tekniker vil registrere, hvilken lokation der faktisk lavede arbejdet. Det er holdt adskilt fra videresendelse med vilje: videresendelse handler om, hvor en prøve skal hen, en rettelse af lokationen handler om, hvor den var.

Hvad gør videresendelse ved svardatoen?

En omvej koster tid, og den forventede dato skal vise det. Når en prøve i en levering er videresendt, rykker den forventede dato en arbejdsdag, eller den genberegnes fra det tidspunkt, hvor den videresendte prøve faktisk ankom til sin nye lokation. Ordre- og leveringslister viser "videresendt" i stedet for "undervejs", når alle resterende prøver i en gruppe er videresendt, så teamet kan se forskel på en prøve, der er væk, og en, der er på vej til det rigtige sted.

Milva Lab lader også et laboratorium med flere lokationer bruge ét system til dem alle: samme ordrer, samme kunder, samme fakturering. Se servicesiden om Commercial LIMS for hele flowet.

Læs også: hvordan et laboratorium modtager en prøve og hvordan et LIMS beregner svartider.