Hvor lang tid bør rekvisitionsdokumentation tage?
Rekvisitionsdokumentation bør tage minutter, ikke dage. Når et laboratorium bruger papirformularer og manuel genindtastning, er registreringen først færdig, når nogen har jagtet de manglende underskrifter og tastet data ind igen. Digital prøveregistrering opbygger registreringen, mens prøven flytter sig, så den ikke skal rekonstrueres bagefter.
Klokken er fem, og en laboratorieleder sidder med en bunke rekvisitioner, før dagen kan lukkes ned. En mangler en underskrift. En anden har en feltnote, ingen kan læse. En tredje matcher slet ikke prøvelisten. Ingen af delene er en krise i sig selv. Tilsammen bliver det timer hver uge brugt på at jagte papirarbejde i stedet for at drive laboratoriet.
Hvorfor bremser rekvisitioner på papir laboratoriet?
Rekvisitioner på papir afhænger af en række manuelle trin: en udfylder en formular i hånden, en anden underskriver ved en overdragelse, og en tredje indtaster det hele i et system bagefter. Ét svagt led, en manglende underskrift, en ulæselig note, en formular glemt i en bil, bremser hele registreringen.
- Fejl ved genindtastning, når papirformularer skal ind i et system
- Papirarbejde der bliver væk eller forsinket mellem feltindsamling og laboratorium
- Fakturering der venter på en underskrevet formular i stedet for et færdigt resultat
- Risiko ved audit, når en akkrediteringsgennemgang efterspørger en registrering, der er ufuldstændig eller svær at finde
Hvad ændrer sig med digital prøveregistrering?
Milva Lab erstatter papirsporet med én digital registrering. Prøver logges, i det øjeblik de indsamles eller modtages, så rekvisitionen starter komplet i stedet for at blive rekonstrueret bagefter. Derfra:
- Prøver logges digitalt, i det øjeblik de indsamles eller modtages, uden en separat papirformular der skal udfyldes senere
- Overdragelser og underskrifter fanges i samme system som prøveregistreringen, uden noget der skal afstemmes bagefter
- Hver registrering er synlig i kundeportalen, så en kunde eller kollega kan tjekke status uden at ringe
Sådan ser det gode ud
Hvis intet ændrer sig, gentager mønstret sig: en akkrediteringsaudit finder et hul i papirarbejdet, en kunde stiller spørgsmål ved et resultat, fordi dokumentationen ikke helt stemmer, og faktureringen venter på en formular, der stadig ligger i en bil. Med digitale rekvisitioner er registreringen komplet samme dag, prøven flytter sig, uden noget at jagte og uden noget at forklare ved næste audit.
Hvis dit laboratorium stadig rekonstruerer rekvisitioner fra papir ved dagens slutning, er det værd at se, hvordan en standard for samme dag ser ud i praksis.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor lang tid bør rekvisitionsdokumentation tage?
Med et digitalt system opbygges rekvisitionen, mens prøven indsamles og overdrages, så den kan være komplet samme dag. På papir afhænger tiden af, hvor mange overdragelser og underskrifter der er involveret, og hvor mange af dem der skal jagtes.
Hvad er rekvisitionsdokumentation i et testlaboratorium?
Det er registreringen af, hvem der indsamlede, transporterede og modtog en prøve, med hver overdragelse logget og underskrevet, så resultatet kan stå til troende og forsvares, hvis det nogensinde bliver draget i tvivl.
Hvorfor tager rekvisitioner længere på papir?
Papirformularer afhænger af, at nogen finder den rigtige formular, udfylder den i hånden, får hver underskrift fysisk, og at en anden genindtaster det hele i et system senere. Én manglende underskrift eller ulæselig felt bremser hele registreringen.
Reducerer digitale rekvisitioner risikoen ved audit?
Ja. En digital registrering kan ikke blive væk på et skrivebord, og hver indtastning er tidsstemplet og kan spores til en person, hvilket er præcis det, en akkrediteringsaudit kigger efter.
Martin Mikkelsen
CCO, Milva Lab