Hvad beder en akkrediteringsauditor egentlig om?

En kvalitetsansvarlig sidder med proevelisten tre dage foer en akkrediteringsgennemgang og leder efter en bestemt overdragelse: hvem modtog proeve 4471, og hvornaar. Papirsporet viser en modtagelsesdato, et saet initialer paa en anden formular, og et hul, hvor en tilstandsnote burde staa. Intet af det er direkte forkert. Det ligger bare spredt tre steder, og revisorens spoergsmaal handlede aldrig om laboratoriets videnskab. Det handlede om, hvorvidt laboratoriet kan vise sit arbejde.

Hvad beder en akkrediteringsauditor egentlig om?

Spoergsmaalet bag enhver audit er en variant af det samme: hvad skete der med denne proeve, hvem haandterede den, og hvornaar. En auditor spoerger ikke, om laboratoriet er dygtigt til analyser. De spoerger, om laboratoriet kan bevise, trin for trin, at et resultat kan spores tilbage til en konkret proeve gennem en dokumenteret, ubrudt kaede. Et laboratorium, der svarer med en selvsikker mappe, skal stadig fremvise mappen. Et laboratorium med registreringen bygget ind har svaret klar.

Hvor bryder registreringen typisk sammen?

• En overdragelse underskrevet paa papir timer efter, den faktisk fandt sted, naar nogen husker at udfylde formularen
• En tilstandsnote ved modtagelse, der findes i nogens hukommelse, men ikke paa skrift
• Handlernavne stavet forskelligt paa rekvisitionen, laboratorielisten og rapporten
• En mappe samlet ugen foer auditen af det papirarbejde, der stadig kan findes

Hvordan ser en revisionsklar registrering ud i stedet?

Milva Lab bygger sporbarhedskaeden mens proeven bevaeger sig, ikke bagefter. Hver overdragelse, kundeindsendelse til laboratoriemodtagelse, modtagelse til analytiker, analytiker til rapportgodkendelse, logges med et tidsstempel og et handler-ID, i det oejeblik det sker, og tilstanden flages ved modtagelse i stedet for at blive rekonstrueret fra hukommelsen en uge senere.

• Tidsstempel og handler-ID logget ved hver overdragelse, fra foerste kundekontakt til endelig godkendelse
• Tilstandsflag fanget ved modtagelse, skriftligt, med det samme
• En komplet registrering hentet med et klik, i stedet for samlet fra papir og hukommelse
• Hvert godkendt resultat frigivet fra laboratoriets egen registrering, med sporbarhedskaeden bag sig

Erstatter Milva Lab laboratoriets egen akkreditering?

Nej. Akkrediteringen forbliver laboratoriets egen, og det goer vurderingen bag hvert resultat ogsaa. Det, der aendrer sig, er, hvad der sker, naar spoergsmaalet kommer: i stedet for at genopbygge registreringen under tidspres, afleverer laboratoriet en registrering, der allerede var komplet.

Hvis en audit paa jeres laboratorium stadig betyder en jagt gennem mapper og halvglemte overdragelser ugen foer, er det vaerd at se, hvordan registreringen ser ud, naar den bygges, mens arbejdet sker, i stedet for at blive rekonstrueret bagefter. Laes ogsaa om hvor lang tid rekvisitionsdokumentation reelt boer tage.