Mandagsbunken: hvad der kommer i weekenden, og hvordan du ser det, før det lander

Klokken er tyve minutter i otte mandag morgen. Der står kasser ved døren, nogle poser fra afleveringsstedet og en stak formularer i håndskrift, ingen har læst endnu. Ingen ved, hvor mange prøver der er, hvilke der haster, eller hvilken kunde der allerede venter på svar. Den første time går med at tælle og sortere, ikke med analyse.

Hvad er mandagsbunken?

Det er det, der sker, når prøver ankommer uden for åbningstid, og registreringen af dem først findes, når nogen logger dem i hånden. Indtil da har laboratoriet ikke noget overblik over ugens arbejdsmængde, og mandagens planlægning foregår om mandagen.

• Ingen kan sige om fredagen, hvor meget arbejde der venter, så kapaciteten planlægges på gæt
• Hasteprøver opdages, når kassen åbnes, ikke når ordren blev afgivet
• Ufuldstændige rekvisitioner opdages ved bordet, når kunden ikke længere er på stedet og kan spørges
• Ugens første opkald er kunder, der spørger, om deres aflevering er nået frem

Hvordan kan et laboratorium se weekendens prøver, før de lander?

Ved at flytte ordren, ikke prøven, forrest i forløbet. Når en kunde afgiver ordren i en portal, eller et feltteam registrerer den på stedet, ligger ordren allerede i laboratoriets dashboard, før den fysiske prøve ankommer. Når prøven sendes med en transportør, er den forventede leveringsdato en del af ordren, så laboratoriet kan se, hvad der er på vej. Prøver afleveret uden en direkte afgivelse kan logges ved at scanne en QR-kode på afleveringsstedet.

• Ordrer registreret af kunden eller feltteamet, synlige i laboratoriets dashboard, før prøven ankommer
• Forventet ankomst fra fragtbookingen, vist på ordren
• En QR-kode på afleveringsstedet til prøver, der ankommer uden en afgivelse
• Status, kunden selv kan følge, så mandagsopkaldet om afleveringen ikke er nødvendigt

Hvordan ser mandag ud, når du kan se den komme?

Hvis intet ændrer sig, starter hver mandag med den samme ukendte bunke, og dem, der skulle gå i gang med analyserne, er dem, der tæller kasser. Når weekendens ordrer allerede ligger i systemet, går den første time med at fordele arbejde i stedet for at finde ud af, hvad arbejdet er.

Uanset hvilket system I bruger, er tre spørgsmål værd at besvare fredag eftermiddag: hvad forventes der i weekenden, hvad af det haster, og hvilke rekvisitioner er stadig ufuldstændige. Hvis I ikke kan svare uden at åbne kasserne, er mandagsbunken ikke et mandagsproblem. Det er et modtagelsesproblem.