Hvad en komplet rekvisition indeholder, og hvorfor huller starter chain of custody forkert

En rekvisition ankommer med kundens navn og en prøvetype, og intet andet. Ingen projektreference, ingen udtagningsdato, og håndskriften ved stedet er et gæt. Prøven er allerede på laboratoriet. Nu skal nogen ringe, vente på svar og udfylde hullerne, mens registreringen af prøven har et hul lige fra første linje.

Hvad indeholder en komplet rekvisition?

De præcise felter afhænger af testen og kunden, men spørgsmålene bag dem er de samme. Et laboratorium bør aldrig skulle spørge om noget af dette, efter prøven er ankommet:

• Hvem der bestilte arbejdet, og hvem der betaler, hvis det er en anden part
• Hvilket projekt eller hvilken sag prøven hører til, med kundens egen reference
• Hvad prøven er: type, identifikation og eventuelle noter på prøveniveau
• Hvor, hvornår og af hvem den er udtaget
• Hvilke analyser der ønskes, og alt laboratoriet skal vide om håndtering
• Eventuelle ekstra oplysninger, som denne testtype eller kunde altid har brug for

Hvorfor starter manglende felter chain of custody forkert?

Chain of custody er en registrering af, hvem der havde prøven, hvornår og hvor, fra den første registrering til den endelige rapport. Hver overdragelse er kun så troværdig som registreringen før den. Et felt, der var tomt, gættet eller udfyldt dage senere ved modtagelsen, efterlader den første registrering i tvivl, og de tidsstempler og underskrifter, der følger, kan ikke reparere det. Hullet bliver ikke opdaget, når det opstår. Det bliver opdaget, når en kunde stiller spørgsmål ved et resultat, eller en audit beder om registreringen.

Hvordan stopper du manglende felter ved kilden?

Ved at spørge om de rigtige felter i det øjeblik, ordren afgives, ikke når prøven ligger på bordet. I Milva Lab registreres ordren digitalt af kunden i en portal eller af et feltteam på stedet, og registreringen bærer kundeoplysninger, projektreference, prøvetype og noter om udtagningen fra det øjeblik, den afgives. Egne felter pr. testtype og kunde gør, at formularen kun spørger om det, den prøve har brug for. Foto og GPS kan tilføjes på prøveniveau ved feltregistreringer.

Hvis intet ændrer sig, koster hver ufuldstændig rekvisition et telefonopkald og efterlader en svag første registrering i en journal, der skal kunne holde senere. En nyttig test af jeres eget laboratorium: tag sidste uges rekvisitioner og tæl, hvor mange der krævede en opfølgning, før arbejdet kunne gå i gang. Hvis svaret er mere end nul, starter jeres chain of custody forkert.