Digital ordremodtagelse: hvad ændrer sig fra dag ét?
Digital ordremodtagelse ændrer det, der sker, før en prøve nogensinde når bænken. I stedet for en papirformular, en e-mail eller en PDF, som nogen på laboratoriet skal genindtaste, ankommer ordren, uanset om den er afgivet af kunden via en portal eller registreret på stedet af et feltteam, allerede komplet: kundeoplysninger, projektreference, prøvetype og indsamlingsnoter registreret i det øjeblik den afgives. På dag ét betyder det færre opkald for at indhente manglende oplysninger, og en rekvisition der starter rent i stedet for at skulle genopbygges senere.
Mandag morgen starter med prøver, der kom ind i løbet af weekenden, og en bunke papir- eller PDF-ordrer, som ingen har indtastet endnu. Intet er logget, tildelt eller planlagt, før nogen gør det i hånden, og selve laboratoriearbejdet venter bagved.
Hvad bremser laboratoriet ved selve modtagelsen?
En ordre afgivet via telefon, e-mail eller PDF ankommer som andres håndskrift, en vedhæftet fil i indbakken eller en scannet formular. Før noget kan gå videre, skal nogen på laboratoriet læse den, genindtaste kundeoplysninger, projektreference og prøvetype i systemet, og indhente det, der mangler eller er uklart. Hvert af de manuelle felter er en mulighed for, at registreringen er forkert, allerede før prøven er logget.
- Manglende eller ulæselige kunde- eller projektoplysninger på en papir- eller PDF-formular
- Samme oplysning indtastet to gange: én gang af kunden eller feltteamet, én gang af laboratoriet
- En aflevering i weekenden eller efter lukketid, der ender som en uventet bunke mandag morgen
- En rekvisition der starter med et hul i stedet for at starte rent
Hvad ændrer sig med digital ordremodtagelse?
Milva Lab flytter selve ordren online, så registreringen findes, før den fysiske prøve gør. En kunde kan afgive en prøveordre via en branded portal uden download, eller et feltteam kan registrere den på stedet via Milva-mobilappen, som snart kommer i App Store og Google Play. Den virker også offline og synkroniserer, når forbindelsen er tilbage. Prøver afleveret uden en direkte afgivelse kan logges ved at scanne en QR-kode på afleveringspunktet.
- Kundeoplysninger, projektreference, prøvetype og indsamlingsnoter registreret i det øjeblik ordren afgives
- Foto og GPS på prøveniveau ved registrering i felten
- Brugerdefinerede felter pr. testtype og kunde, så registreringen kun spørger om det, den pågældende prøve faktisk kræver
- Ordren når laboratoriet med komplette data, inden prøven ankommer, uden noget der skal genindtastes
Hvor starter rekvisitionen reelt?
En ren registrering ved modtagelsen er ikke en forbedring ved siden af rekvisitionen. Det er det første led i den. De samme overdragelser, tidsstempler og underskrifter, der holder en rekvisition revisionsklar senere, holder kun, hvis det første led var korrekt, så et laboratorium, der retter modtagelsen, retter det svageste led i hele kæden, ikke bare morgenens papirarbejde.
Hvis intet ændrer sig, gentager mønstret sig hver uge: prøver ankommer, før papirarbejdet følger med, nogen genindtaster det, en kunde eller et feltteam allerede har indtastet én gang, og registreringen bliver først komplet, når nogen har indhentet det manglende. Med digital modtagelse er ordren komplet, før prøven når bænken, og resten af rekvisitionen bygger på det fra det første led, ikke den sidste rettelse.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er digital ordremodtagelse?
Det er processen med at registrere en prøveordre, kundeoplysninger, projektreference, prøvetype og indsamlingsnoter, digitalt i det øjeblik den afgives, via en branded kundeportal, mobil registrering til feltteams eller en QR-kode ved et afleveringspunkt, i stedet for på papir, via e-mail eller som en PDF, laboratoriet skal genindtaste senere.
Hvad ændrer sig på dag ét, når et laboratorium skifter til digital modtagelse?
Ordren ankommer til laboratoriet komplet, med fulde kunde- og prøvedata, inden den fysiske prøve gør. Der er ingen separat papirformular, der skal udfyldes senere, intet opkald for at indhente en manglende oplysning, og rekvisitionen starter rent i stedet for at skulle genopbygges.
Skal kunden hente en app for at afgive en prøveordre?
Nej. Kunder bestiller via den brandede portal uden download. Feltteams bruger Milva-mobilappen, som snart kommer i App Store og Google Play. Den virker også offline og synkroniserer, når de er online igen.
Erstatter digital modtagelse rekvisitionsdokumentationen?
Nej. Modtagelsen er det første led i rekvisitionen, ikke en erstatning for den. En ren digital registrering ved modtagelsen er det, der gør, at resten af kæden, overdragelser, laboratorieflow og rapportering, kan forblive komplet uden huller.
Martin Mikkelsen
CCO, Milva Lab